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“Adecuar los procesos a la estrategia de la Empresa”

¿POR QUÉ EL ANÁLISIS DE LOS PROCESOS?

En la actualidad, todas las Organizaciones, sean del tipo que sean, necesitan alcanzar “buenos resultados” en su gestión desde el punto de vista de la eficacia y de la eficiencia, si se quieren mantener en un entorno cada vez más competitivo y globalizado.

Esto es muy evidente en Organizaciones cuyo fin principal es el logro de un beneficio económico, pero también es aplicable a las que administran y gestionan bienes de carácter social o público.

Para alcanzar estos “buenos resultados”, las Organizaciones necesitan manejar sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de dichos resultados, lo que, a su vez, deriva en la necesidad de adoptar herramientas y metodologías que permitan configurar sus propios Sistemas de Gestión.

Ello implica un análisis detallado de todos y cada uno de sus procesos, de sus interacciones, de su secuencia, de sus dependencias y su influencia de y en otros procesos, etc.

Este análisis nos tiene que permitir alcanzar dos metas: por un lado, asegurarnos de que el proceso en sí está definido de la manera más eficaz y eficiente para la consecución del objetivo para el que se ha diseñado; por otro lado, asegurarnos que se independiza el intercambio de información de los flujos de trabajo, de las actividades que se desarrollan en los mismos. 

gestion

SERVICIOS

En APEMAG Sistemas de Organización realizamos un análisis exhaustivo de todos los procesos de empresa, identificando su situación dentro de la propia Organización, sus dependencias hacia arriba y hacia abajo, los flujos de información asociados, su adecuación a las reglas establecidas en la Empresa, sus propietarios, etc.

A partir de ese análisis proponemos las mejoras necesarias para hacerles más eficaces y eficientes, establecemos indicadores que permiten llevar un seguimiento de la adecuación del proceso a los objetivos para los que está diseñado y establecemos usuarios, roles y actividades, encadenando estas últimas en un diagrama gráfico que indica las reglas que deben cumplirse para pasar de una actividad a otra.

En un tercer paso, automatizamos el intercambio de información que se produce en el proceso y programamos cada una de las actividades del mismo.

METODOLOGÍA

  • Estudio “in situ” de los procesos de la Empresa. Ello implica análisis de la documentación existente, entrevistas con los afectados directos por el proceso, análisis de cada una de sus actividades, etc.
  • Primer dibujo del mapa de procesos de la Empresa.
  • Propuestas de mejora.
  • Establecimiento de indicadores de seguimiento de la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados.
  • Definición y automatización de los flujos de información necesarios para el desarrollo de las actividades que conforman el proceso.
  • Dibujo final del mapa de procesos y de sus interacciones.
  • Programación de las diferentes actividades del proceso mediante herramientas informáticas de workflow.

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